حساب معین، یکی از مهمترین مفاهیم در حسابداری است که در طبقه بندی اطلاعات مورد استفاده قرار میگیرد. طبق اصول حسابداری طبقه‌بندی اطلاعات در سه گروه کلی با عناوین حساب‌های کل، حساب‌های معین و حساب‌های تفضیلی از الزامات است. در این مقاله قصد داریم شما را با حساب‌های معین آشنا کنیم، ویژگی‌ها و انواع آن را بیان کنیم و درباره تفاوت حساب‌های معین، حساب‌های کل و حساب‌های تفضیلی صحبت کنیم.
حساب معین چیست؟
حساب معین (Subsidiary Account) به معنای گزارش ریز حساب‌ها جهت گزارش‌دهی درون‌سازمانی است.
ولی در ابتدا باید بدانیم گزارش درون‌سازمانی چیست؟
در حسابداری دو نوع گزارش وجود دارد: گزارش برون‌سازمانی که همان‌طور که از نامش پیداست به افراد خارج از سازمان مانند اداره مالیات، بیمه، سهامداران و… ارائه می‌شود و گزارش درون‌سازمانی که به مدیران سازمان و افراد داخل سازمان ارائه می‌شود. افراد درون سازمان به جزئیات بیشتری در گزارشات نیاز دارند. بنابراین حسابدار برای آن‌ها گزارشی با جزئیات بسیار در سطح حساب معین تهیه می‌کند.
ویژگی‌های حساب معین
حساب معین ویژگی‌های منحصر به خود را دارد. در ادامه چهار ویژگی مهم حساب‌های معین را به اختصار شرح می‌دهیم:
- تفصیل‌پذیری: هنگام ثبت سند حسابداری جزئیات بیشتری از برخی حساب‌های معین باید ثبت شود. برای مثال برای حساب‌های پرداختنی اگر جزئیات طلبکاران نیاز باشد از این ویژگی حساب معین استفاده می‌شود.
- تسعیرپذیری: طبق استانداردهای حسابداری برای نمایش مانده صحیحی از حساب‌های ارزی که مانده ریالی دارند در گزارشات و صورت های مالی، باید این حساب‌های ارزی را مجدداً با نرخ روز ارز محاسبه و مانده ریالی را به‌روز کرد. این کار تسعیر نام دارد و تفاوت ریالی تسعیر ارز را به سود و زیان ناشی از تسعیر ارز منتقل می‌کند. این ویژگی پیش از گردش‌دار شدن حساب معین باید فعال شود و پس از گردش‌دار شدن حساب معین امکان تغییر این ویژگی وجود ندارد.
- کنترل ماهیت حساب‌ها طی دوره: این ویژگی از اهمیت بالایی در بین حسابداران برخوردار است، چرا که با کنترل ماهیت مانده‌حساب می‌توانند متوجه اشتباهات ثبت‌های حسابداری شده و نسبت به اصلاح آن‌ها اقدام کنند.
- حسابداری ارزی: در بعضی شرکت‌ها بخشی از عملیات مالی به‌صورت ارزی انجام می‌شود و در سند حسابداری به اطلاعات ارزی نیز نیاز است. برای ثبت این عملیات ارزی در حسابداری باید در نرم افزار حسابداری پیش از گردش‌دار شدن حساب این ویژگی فعال شود.