اسناد حسابداری مواردی مانند، دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و معین، فاکتور های خرید و فروش، اسناد مربوط به مالیات بر ارزش افزوده، صورت وضعیت ها، گزارشات فصلی و بسیاری دیگر از اسناد حسابداری را دارا می باشد که ثبت و نگهداری کامل و به موقع آنها می تواند شرکت را از مشکلات مالی و مالیاتی مصون دارد.
هر کدام از این اسناد لازم است که به شیوه خاص خود و بر اساس دستور العمل های مربوطه ثبت و نگهداری گردند تا در شرایط خاص، قابل استناد قانونی باشند و بتوان از آنها استفاده نمود.
اسناد حسابداری به رویداد های مالی گفته می شود که دارای حداقل یک بدهکار و یک بستانکار باشند و این رویداد ها در یک دوره مالی خاص اتفاق بیفتند.
نکته: لازم به ذکر است که اسناد حسابداری می توانند چندین طرف بدهکار و بستانکار نیز داشته باشند.
خصوصیات اسناد حسابداری:
یک سند حسابداری قانونی و مورد استناد در واقع لازم است که دارای تاریخ مشخص بوده و دوره مالی آن نیز معین باشد.
ممکن است که این اسناد، به صورت موقت، دائم و یا حتی به صورت یک یادداشت اولیه نگارش شوند اما بایستی نوع آنها دقیقا مشخص شود و در مراجعات بعدی معلوم باشد.
نکته: یادداشت به سندی گفته می شود که تراز نشده است و در واقع کامل نیست.
سند موقت و دائمی:
سند موقت، به سندی می گویند که ثبت شده است اما امکان تغییر و دخل و تصرف در آن وجود دارد اما سند دائمی به سندی گفته می شود که ثبت و تایید شده است و اجازه هیچ گونه تغییرات و اصلاحی در آن وجود نخواهد داشت.
انواع سند موقت:
- عادی: سندیست که در آن رویداد های جاری و به روز مورد ثبت و نگهداری قرار می گیرد.
- افتتاحیه: در ابتدای هر دوره مالی برای ثبت اسناد در ابتدای دوره و انتقال اسناد دوره مالی سال قبل افتتاح می شود.
- سیستمی: سندیست از بخش های اتوماتیک سیستم استخراج می شود مانند سند فاکتور فروش یا خرید، این سند تمامی اطلاعاتش به صورت سیستمی و اتوماتیک درج و گزارش می شود.
- سود و زیان: یکی از اسناد مهم حسابداری است که عموما برای بستن حساب های موقت مورد استفاده قرار می گیرد.
- اختتامیه: سندیست که در پایان دوره مالی برای بستن حساب ها مورد استفاده قرار می گیرد و مورد استفاده آن دقیقا بر عکس سند افتتاحیه می باشد.
انواع سند حسابداری:
اسناد حسابداری دارای انواع زیر می باشد.
سند حسابداری دستی:
سند حسابداری رسمی، به اسنادی گفته می شود که فرم و فرمت آنها چاپ شده است و اپراتور یا حسابدار به صورت دستی اطلاعات آنها را وارد می کند.
امروزه استفاده از سند حسابداری دستی بسیار کم می باشد و شرکت ها و صاحبان کسب و کار به سمت اسناد حسابداری کامپیوتری رفته اند.
سند حسابداری کامپیوتری:
در سند حسابداری کامپیوتری، تمامی فرمت ها در نرم افزارهای حسابداری مشخصی طراحی شده اند و اپراتور یا حسابدار اطلاعات را وارد فرمت طراحی شده می کند و گزارش گیری و بسیاری امور آن به صورت رایانه ای صورت می گیرد.
سند ساده:
به سندی سند ساده گفته می شود که فقط دو آرتیکل داشته باشد. یعنی یک ثبت در سمت بدهکار و یک ثبت در سمت بستانکار وارد گردد و کلا شامل دو ثبت می باشد.
سند حسابداری مرکب:
به سندی که چندین آرتیکل داشته باشد سند حسابداری مرکب گفته می شود در این نوع سند چند ثبت در سمت بدهکار و چند ثبت در سمت بستانکار وجود دارد.
نکته: جمع بدهکار و بستانکار در هر دو طرف باید یکسان باشد.
اطلاعات مورد نیاز برای درج در یک سند:
- شماره سند
- تاریخ
- نوع سند: عادی، ساده، مرکب، سیستمی، سود و زیان، اختتامیه، افتتاحیه
- شرح سند: سند فروش، خرید، بدهکار و بستانکار
- نام صاحب یا صاحبان حساب
- مشخص کردن ستون بدهکار و بستانکار
- جمع کل
- نام تکمیل کننده و تایید کننده و امضا
انواع سند حسابداری:
اسناد حسابداری دارای انواع زیر می باشد.
سند حسابداری دستی:
سند حسابداری رسمی، به اسنادی گفته می شود که فرم و فرمت آنها چاپ شده است و اپراتور یا حسابدار به صورت دستی اطلاعات آنها را وارد می کند.
امروزه استفاده از سند حسابداری دستی بسیار کم می باشد و شرکت ها و صاحبان کسب و کار به سمت اسناد حسابداری کامپیوتری رفته اند.
سند حسابداری کامپیوتری:
در سند حسابداری کامپیوتری، تمامی فرمت ها در نرم افزارهای حسابداری مشخصی طراحی شده اند و اپراتور یا حسابدار اطلاعات را وارد فرمت طراحی شده می کند و گزارش گیری و بسیاری امور آن به صورت رایانه ای صورت می گیرد.
سند ساده:
به سندی سند ساده گفته می شود که فقط دو آرتیکل داشته باشد. یعنی یک ثبت در سمت بدهکار و یک ثبت در سمت بستانکار وارد گردد و کلا شامل دو ثبت می باشد.
سند حسابداری مرکب:
به سندی که چندین آرتیکل داشته باشد سند حسابداری مرکب گفته می شود در این نوع سند چند ثبت در سمت بدهکار و چند ثبت در سمت بستانکار وجود دارد.
نکته: جمع بدهکار و بستانکار در هر دو طرف باید یکسان باشد.
اطلاعات مورد نیاز برای درج در یک سند:
- شماره سند
- تاریخ
- نوع سند: عادی، ساده، مرکب، سیستمی، سود و زیان، اختتامیه، افتتاحیه
- شرح سند: سند فروش، خرید، بدهکار و بستانکار
- نام صاحب یا صاحبان حساب
- مشخص کردن ستون بدهکار و بستانکار
- جمع کل
- نام تکمیل کننده و تایید کننده و امضا