دفاتر قانونی شامل:
1⃣دفتر روزنامه
2⃣دفتر کل
3⃣دفتر دارائی
? بر طبق ماده 13 قانون دفاتر تجارتی ارباب رجوعی که جهت پلمپ دفاتر قانونی خود به ادارات ثبت مراجعه می کند، باید اول ورقه اظهار نامه پلمپ دفتر تجارتی که در قسمت فروش اوراق بهادار هست با ذکر این که تعداد دفاتر چند جلد هست تهیه کند. ورقه اظهار نامه را باید مدیر شرکت یا مؤسسه یا بازرگان شخصاً تکمیل و ممهور به مهر شرکت با قید شماره ثبت شرکت یا مؤسسه در ورقه منعکس شود مگر شرکت یا مؤسسه که هنوز مهر تهیه نکرده است این است که همه شرکتها بمجرد به ثبت رساندن شرکت یا مؤسسه خویش اقدام به پلمپ دفاتر می کند ولی شماره ثبت حتماً باید در ورقه ظاهار نامه پلمپ دفتر حتماً منعکس شود و همچنین باید کلیه مشخصات مدیر عامل شرکت یا بازرگان و آدرس شرکت یا محل تجارت بازرگان در ورقه نوشته شود. اگر مراجعه کننده نماینده یا بازرگان باشد باید در پائین ورقه مشخصات کامل وی ذکر شود و کارت شناسائی هم همراه داشته باشد . مراجعه کننده که دفتر را تهیه و قیطان کشی کرده و اوراق مربوط که همان اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی است تکمیل نموده و به اداره ثبت شرکتها و مؤسسات غیر تجارتی قسمت پلمپ دفاترتجارتی مراجعه می کند.
? الف- دفاتر را به متصدی مر بوطه تحویل می دهد که این دفاتر باید دارای نمره ترتیبی و قیطان کشیده باشد.
? ب- متصدی مر بوطه اظهار نامه پلمپ دفاتر را که تکمیل شده و به امضاء و مهر شرکت ممهور گردیده از آورنده تحویل و تعداد صفحات دفتر روزنامه و کل دارائی را در آن می نویسد و اگر تعداد دفاتر زیادتر از کل و 1 روزنامه باشد حتماً با حرف درشت در بالای ورقه اظهار نامه نوشته می شود شماره آخرین صفحه هر دفتر بطور مثال 100 جلد دفتر روزنامه 199 صفحه و یکصد جلد دفتر کل 200 صفحه دوبل و یا اگر تمام صفحات شماره گذاری نشده باشد بدین طریق نوشته می شود یکصد جلد دفتر روزنامه دوبل 3 نیم برگی و بعد دفتر را ارباب رجوع به قسمت حسابدا ری برده که آنجا از روی نوشته ای که در بالای ورقه است و تعداد دفاتر و صفحات دفاتر منعکس شده حسابدار فیش را می نویسد و به آورنده می دهد که بانک ملی ( نزدیکترین شعبه) بپردازد و فیش مر بوطه را تحویل حسابدار بدهد و اظهار نامه پلمپ دفتر که مهر حسابداری را با قید تاریخ و پول پرداخت شده در آن نوشته شده به متقاضی می دهد دو نسخه فیش بانکی هم یک نسخه نزد حسابدار نگهداری می شود و نسخه دیگر به مراجعه کننده تحویل می شود.
حال ارباب رجوع دفاترش کامل بوده و اظهار نامه پلمپ دفاتر تجارتی را تکمیل کرده و حق الثبت آن را پرداخته به متصدی مر بوطه برای پلمپ دفاترش مراجعه می کند. متصدی مکلف است صفحات دفتر را شمرده در صفحه اول و آخر هر دفتر مجموع عدد صفحات آ؛ن را با ذکر نام صاحب دفتر در دو طرف قیطان با مهر سربی که سازمان اسناد و املاک برای این مقصود تهیه کرده و یک طرف سرب شکن اسم اداره ثبت حک شده منگنه کند (بر طبق ماده 12 قانون تجارتی) و باید توجه شود قیطان دفتر به اندازه کافی دوام داشته باشد که باعث ناراحتی بعدی مراجعه کننده نشود. آخرین مرحله اقدام برای امضاء دفاتر نزد مسئول پلمپ دفاتر آورده می شود . شخص مسئول موظف است دقت زیادی در اینکه اولاً ورقه اظهار نامه صحیح تکمیل شده باشد، تمام دفاتر با خط خوانا (اسم- شماره دفتر- تاریخ روز) نوشته شده باشد. از همه مهمتر دفاتر می باید سفید باشد و وقتیکه از همه لحاظ کنترل نمود با قید تاریخ که هم با حروف و هم با اعداد باشد امضاء کند.
?هر شرکت باید دفاتر سال آینده را پلمپ نماید. و در صورتی که اقدام ننماید، موجب جرایم مالیاتی خواهد شد.
?کلیه شرکتها برابر قانون تجارت و همینطور آئین نامه های وزارت امور اقتصادی و دارایی ملزم هستند هر سال دو عدد دفتر حسابداری ( یک دفتر کل و یک دفتر روزنامه ) ( ثبت شرکت ) پلمپ نمایند و کلیه حسابهای مالی خود را در آن دفاتر منعکس کنند بدیهی است چنانچه شرکتی دفتر پلمپ ننماید حسابهای مالی آن شرکت از نظر اداره دارایی مردود بوده و مالیات آن شرکت به صورت علی الرأس محاسبه می گردد.
?نکته 1 : دفاتر هر سال باید حداکثر تا پایان اسفند ماه سال قبل پلمپ شده باشند (مثلاً دفاتر سال 86 باید حداکثر تا پایان اسفند ماه سال 85 پلمپ شده باشد) .
?نکته 2 : بهتر است متقاضیان محترم حداکثر تا پایان دی ماه هر سال نسبت به پلمپ دفاتر سال بعد اقدام نمایند چون در ماههای آخر سال ازدحام و تراکم کار خیلی زیاد خواهد بود.